Quản lý kho là gì? 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ
Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và thủ kho. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao nên chủ shop cũng phải biết cách kiểm soát kho hàng và có thêm những kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả.
Cách quản lý kho hàng hiệu quả là để hàng hóa bán ra - nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát. Dưới đây sẽ là những cách quản lý kho hiệu quả được Sapo.vn tổng hợp, sẽ giúp bạn có cách kiểm soát kho hàng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Cách quản lý kho hiệu quả trong bán lẻ
1. Quản lý kho là gì?
1.1. Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…
1.2. Vậy quản lý kho là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập - xuất - tồn kho, chuyển kho... Có cách kiểm soát kho hàng hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Quản lý kho tốt giúp giảm thiểu chi phí cho cửa hàng, doanh nghiệp
1.3. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng với mục đích chính là đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình này là yếu tố quan trọng hàng đầu để tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí giải quyết tồn kho khó bán.
Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết các phương pháp quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng.
2. Tại sao cần quản lý kho hàng?
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
2.1. Tránh thất thoát hàng hóa
Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.
Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
2.2. Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
Quản lý kho tốt sẽ giảm chi phí hàng hóa lưu kho
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,... thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên.
Tiết kiệm chi phí mua hàng
Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.
Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả
Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.
2.3. Tăng doanh thu cho cửa hàng
Một trong các cách quản lý khi hiệu quả là kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.
Quản lý kho tốt sẽ giúp tăng doanh thu của cửa hàng, doanh nghiệp
2.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động
Vốn lưu động là gì?
Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.
Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít
Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.
- Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
- Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
- Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …
Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.
Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động
Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.
3. Những công việc cần làm khi quản lý kho
3.1 Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho
- Sắp xếp các loại hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học.
- Xây dựng và tối ưu sơ đồ kho hàng.
3.2 Đảm bảo mọi quy định quản lý kho và quy chuẩn của hàng hóa trong kho
- Sắp xếp toàn bộ hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
3.3 Thực hiện các thủ tục nhập - xuất
- Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ cũng như hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng và lưu chuyển hàng hóa.
- Ghi và lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất - nhập kho.
- Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.
3.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Theo dõi lượng hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu.
- Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.
3.5 Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho
- Đảm bảo tuyệt đối các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
- Luôn đảm bảo kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đế chất lượng sản phẩm.
4. Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả cho chủ cửa hàng bán lẻ
Quy trình quản lý kho không chỉ đơn giản là nhập - xuất hàng hóa. Bạn phải biết mua những gì, mua khi nào và mua số lượng bao nhiêu. Bạn cũng cần phải theo dõi hàng tồn kho và làm thế nào để duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất.
15 cách quản lý kho hàng hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ
4.1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát
4.2. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học
Hàng hóa được sắp xếp khoa học theo giải pháp 5S là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.
4.3. Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại.
Cách quản lý hàng nhập kho hiệu quả
4.4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu
Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
4.5. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho
Bạn có chắc tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đều đã được lưu mã vạch? Nếu chưa thì hãy thực hiện ngay đi. Bởi khi quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm đấy.
4.6. Kiểm soát quy trình xuất kho
Với các shop hiện nay, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh gần như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro không cần thiết.
Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và chắc chắn rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm nhất để làm việc này, nó giúp cho cửa hàng tiết kiệm được kha khá chi phí vào những khoản không cần thiết.
Chủ cửa hàng cần có kỹ năng quản lý kho chặt chẽ
4.7. Kiểm kho định kỳ
Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói).
Kiểm kho là công việc rất quan trọng khi quản lý tồn kho
4.8. Ưu tiên theo thứ tự ABC
Một số sản phẩm cần được quan tâm nhiều hơn những sản phẩm khác. Muốn biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì bạn cần phân tích ABC và đánh giá sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa trên tiêu chí như sau:
- A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
- C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao
4.9. Mô hình Lean Manufacturing
Thực hiện mô hình quản trị Lean Manufacturing giúp quản lý nguồn hàng trong kho để đáp ứng đủ với nhu cầu trên thị trường. Đồng thời, tồn kho cũng không quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản.
4.10. Tính vòng quay tồn kho
Có 1 phương pháp giúp bạn có thể dự báo trước được thời gian nhập hàng đó là tính vòng quay tồn kho Inventory turnover. Việc tính vòng quay tồn kho giúp đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường. Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó bạn có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp.
4.11. Sử dụng thẻ kho
Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất - nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.
Hơn cả thủ kho, chủ shop sẽ phải là người nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư
4.12 Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng
Nếu trong cửa hàng, kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lý được hàng tồn kho chính xác nhất.
4.13 Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng
Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát.
4.14. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất
Một trong các cách quản lý kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn.
Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.
4.15. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng
Bạn cần lường trước được tất cả các trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với doanh nghiệp.
Nhận xét
Đăng nhận xét